Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Introductie

Het bewerk telefoonboek paneel wordt gebruikt om de telefoonboeken van de klant te kunnen bewerken. Deze telefoonboeken worden door de Yealink toestellen om de 30 minuten opgehaald. In dit document staat beschreven hoe dit paneel werkt en wat er mogelijk is.

Benodigdheden

Het bewerk telefoonboek paneel is voor zowel beheerders als klanten beschikbaar. Iedereen die kan inloggen op het Voipconfig portaal kan deze optie gebruiken. Klanten hebben echter minder mogelijkheden tot hun beschikking in dit paneel dan beheerders.

Browse telefoonboeken

Selecteer organisatie

Op het moment dat er vanuit het start scherm gekozen wordt voor het Bewerk Telefoonboek paneel is het mogelijk om voor de beheerder de gewenste organisatie te selecteren.
Als een klant is ingelogd zal deze direct verwezen worden naar de juiste organisatie.

Selecteer telefoonboek

Zodra een organisatie is geselecteerd is het mogelijk om een telefoonboek te selecteren. Het is mogelijk om voor één locatie meerdere telefoonboeken te maken. Hierdoor kan je bijvoorbeeld een bepaalde locatie een ander telefoonboek geven. Dit kan ingesteld worden met de local_contact.data.url instelling voor vaste toestellen in de globale configuratie. Voor handsets is het instellen van een ander telefoonboek mogelijk met handset.x.contact_list.url in de MAC configuratie.
Door op de bewerk knop bij het telefoonboek te klikken is het mogelijk om de naam van het telefoonboek te veranderen.

Nieuw telefoonboek

Vanuit het selecteer telefoonboek venster is het mogelijk om een nieuw telefoonboek aan te maken. Vul de naam in van het nieuwe telefoonboek en klik op toevoegen.
Er is geen limiet aan het aantal telefoonboeken.

Als u wilt dat het toestel het telefoonboek XML bestand niet ophaalt bij de Voipconfig server vul dan in de Custom URL uw eigen URL en in vink de Gebruik Custom URL aan.

Verwijder telefoonboek

Vanuit het selecteer telefoonboek venster is het mogelijk om een nieuw telefoonboek te verwijderen. Selecteer het telefoonboek dat je wilt verwijderen en klik op verwijderen. Deze optie is standaard voor gebruikers niet beschikbaar. Dit is te wijzigen door de gebruikers rechten aan te passen.

Als een telefoonboek is verwijderd is dit permanent! Alle contacten in het telefoonboek raken verloren! Alleen met een database restore is het mogelijk om het telefoonboek terug te halen.

Bewerk contacten

Zodra de beheerder of gebruiker een telefoonboek heeft geselecteerd is het scherm voor het bewerken van de contacten zichtbaar.

Opslaan

Let op! Een toestel haalt om de 30 minuten het telefoonboek op. Dit betekend dan de instellingen pas binnen 30 minuten zichtbaar zijn op het toestel. Mocht het langer duren dan 30 minuten neem dan contact op met de support desk.

Contactgroepen

Contacten zijn ingedeeld in contactgroepen. Met contactgroepen is het mogelijk om op de Yealink toestellen te filteren tussen de verschillende groepen. Hierdoor is het ordenen van verschillende contacten gemakkelijk.

Om het onderstaande venster zichtbaar te maken moet er op de Groepen knop (1) geklikt worden.

Nieuwe contactgroep toevoegen

Om een nieuwe contactgroep toe te voegen voer de naam in in het veld (2) en klik op Toevoegen (3). De groep zal dan toegevoegd worden aan de groepen lijst (4).

Naam van contact groep bewerken

De naam van de groep kan altijd gewijzigd worden door op edit (5) te klikken en vervolgens de nieuwe naam in te voeren en te klikken op Opslaan).

Contact groep verwijderen

Om een contact groep te verwijderen kan er op de verwijder knop geklikt worden (6).

Let op! Als een contactgroep verwijderd wordt worden de contact van die contactgroep ook verwijderd!

Contacten

De contacten zijn aan te maken door de onderstaande gegeven in te vullen. Een contact kan meerdere nummers hebben (Kantoor, Mobiel en Overig) Wanneer het contact geselecteerd wordt op het Yealink toestel zijn de verschillende nummers te kiezen.

Contact aanmaken

Om een nieuw contact aan te maken moeten de bovenstaande velden ingevuld worden.
De nummer velden (kantoor, Mobiel of Overig) zijn optioneel gezien sommige contacten of geen mobiel nummer hebben of geen kantoor of geen overig nummer hebben.
Bij de Ring kan aangegeven worden welke ring het Yealink toestel moet laten ringen als het desbetreffende contact het Yealink toestel belt. Hierdoor kunnen er bijvoorbeeld mobiele of interne inkomende gesprekken van collega's onderscheiden van inkomende gesprekken van andere contacten.

Nummer herkenning

Om de nummers te herkennen bij inkomende gesprekken moet het nummer direct overeenkomen met hoe het nummer op het Yealink toestel wordt aangeboden. Als u een Kwebbl centrale heeft zal dit altijd met een +31 zijn (bijv. +31348408909)

Contacten importeren

Contacten kunnen geïmporteerd worden door middel van een .xml of .xlsx bestand.
Om het bestand te importeren klik op de knop "Importeren" en selecteer het bestand. Let op de waarschuwing melding die hier staat! Als het bestand is geselecteerd klikt u op Importeren.


XML bestand
Het is mogelijk om een telefoonboek uit een Yealink toestel te exporteren naar een xml bestand via de web interface van het toestel. Het kan zo zijn dat de opmaak van dit XML bestand niet helemaal klopt. Neem hiervoor de opmaakt die hieronder staat vermeld.
Het XML bestand moet de juiste opmaak hebben. Neem hiervoor de opmaak van hieronder:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<root_contact>
	<contact display_name="Accensys" office_number="+31348408909" mobile_number="" other_number="" line="1" ring="Auto" default_photo="" selected_photo="0" group_id_name="Intern" eyepea_contact_id="" />
    <contact display_name="Accensys Mobiel" office_number="" mobile_number="+31648408909" other_number="" line="1" ring="Resource:Ring1.wav" default_photo="" selected_photo="0" group_id_name="Intern" eyepea_contact_id="" />
</root_contact>

Mocht u de opmaak van het XML niet begrijpen neem dan contact op met Accensys.

Excel bestand
De opmaak van het Excel (xlsx) bestand dient in de onderstaande kolommen ingevuld te worden:

  • Naam Contact
  • Kantoor Nummer (optioneel)
  • Mobiel Nummer (optioneel)
  • Overig Nummer (optioneel)
  • Ring (optioneel)
    • Toegestane waarden:
      Auto (default)
      Resource:Ring1.wav
      Resource:Ring2.wav
      Resource:Ring3.wav
      Resource:Ring4.wav
      Resource:Ring5.wav
      Let op! Deze waardes zijn hoofdletter gevoelig en moeten exact kloppen!
  • Groep (optioneel)
    Als deze waarde leeg is wordt de groep 'default' gebruikt


Contact bewerken

Door op de blauwe bewerk knop te klikken zal er een venster geopend worden waar de gegevens van de contact te bewerken zijn.

Contact verwijderen

Door op de prullenbak naast een contact te klikken wordt het contact permanent verwijderd.